AP + AR — De Assistente a Analista

MÓDULO 01 / 08

Entendendo AP e AR

A base de tudo — onde o dinheiro entra e onde ele sai.

Os dois lados do financeiro

Contas a Pagar (AP)

O que a empresa deve a terceiros

Fornecedores, serviços, impostos — fica no Passivo Circulante.

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São as obrigações da empresa. Seu controle garante que a empresa não pague em duplicidade, não atrase e não pague errado.

Exemplos: NF de fornecedor, aluguel, conta de energia, impostos a recolher, folha de pagamento.

Contas a Receber (AR)

O que os clientes devem à empresa

Vendas feitas mas não pagas — fica no Ativo Circulante.

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São os direitos da empresa. Seu controle garante que nenhum recebimento seja esquecido e que a inadimplência seja monitorada.

Exemplos: boleto enviado ao cliente, duplicata, cheque pré, cartão de crédito a receber.

Como se conectam

Os dois formam o fluxo de caixa

AR (entradas) − AP (saídas) = posição de caixa.

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Se AR > AP → empresa tem mais recebimentos do que obrigações = saudável.
Se AP > AR → empresa precisa de capital de giro ou crédito.

O ciclo financeiro conecta os dois: PMR − PMP = necessidade de capital de giro.

Como o dinheiro flui

Ciclo Financeiro

VendaEmite NF

→

AR criadoTítulo gerado

→

Prazo30/60/90d

→

RecebimentoBaixa AR

→

Paga APQuitado

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Pra fixar: AP = você deve (sai dinheiro). AR = te devem (entra dinheiro). O analista mantém os dois equilibrados para a empresa nunca ficar sem caixa.

MÓDULO 02 / 08

Rotinas de Contas a Pagar

Do recebimento da NF até o pagamento — passo a passo.

O processo de AP — toque em cada etapa

1. Recebimento

Entrada da NF / documento

NF chega por e-mail, XML, portal ou físico.

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O analista confere: CNPJ do fornecedor, valor, descrição do serviço/produto, data de emissão e vencimento. Qualquer divergência → retorna ao fornecedor antes de lançar no sistema.

2. Conferência

Triple match: NF × PO × Entrega

Compara NF com pedido de compra e nota de entrega.

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3-way match: Valor da NF = PO (Purchase Order) = GRD (Guia de Recebimento). Se os três batem → libera para pagamento. Se não bate → coloca em pending e abre disputa com fornecedor.

3. Lançamento

Registra no ERP

SAP, TOTVS, Sankhya — lança com conta contábil e vencimento.

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Campos críticos: conta de débito (despesa/ativo), centro de custo (quem pediu), data de vencimento e condição de pagamento. No SAP: transação FB60.

4. Aprovação

Fluxo de alçadas

Pagamentos acima de certo valor precisam de aprovação.

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Alçada = limite de aprovação por cargo. Ex: até R$5k → gerente; até R$50k → diretor; acima → CFO. O analista não aprova o próprio lançamento (segregação de funções / controle interno).

5. Pagamento

Execução do pagamento

TED, boleto, PIX na data de vencimento.

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O analista monta o borderô de pagamentos do dia, valida o banco de dados de fornecedores (evitar fraude!) e libera o lote para o banco. Após pagar → baixa o título no ERP. No SAP: transação F110.

6. Conciliação

Confere extrato × sistema

Garante que tudo pago está baixado no ERP.

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Conciliação bancária: saldo do extrato do banco = saldo do sistema. Diferenças = itens em trânsito ou erros de lançamento. Feita diariamente (caixa) ou no fechamento mensal.

⚠️

Fraudes mais comuns em AP: fornecedores fantasmas, pagamentos em duplicidade, desvio de rota bancária. Validar dados bancários SEMPRE antes de pagar pela primeira vez.

Indicadores de AP

Indicador	O que mede	Meta
PMP	Prazo Médio de Pagamento	Quanto maior, melhor
% NF sem PO	NFs sem pedido de compra	< 5%
% Pagamentos em dia	Títulos pagos na data	> 95%
Duplicidade	Pagamentos duplicados	Zero
Aging de AP	Títulos vencidos por faixa	Semanal

MÓDULO 03 / 08

Rotinas de Contas a Receber

Da emissão da NF até o recebimento confirmado.

O processo de AR — toque em cada etapa

1. Emissão

NF emitida para o cliente

Venda aprovada → emite NF / boleto / duplicata.

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O analista verifica se os dados do cliente estão corretos (CNPJ, endereço, regime tributário) e se a condição de pagamento está certa. NF errada = cliente recusa e prazo de recebimento atrasa.

2. Registro

Lança o título no ERP

Cria o título com cliente, valor e vencimento.

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Campos: cliente, valor bruto, impostos a deduzir (PIS/COFINS/ICMS/ISS), data de vencimento. O ERP projeta automaticamente o fluxo de caixa futuro com base nos títulos abertos.

3. Cobrança

Monitorar e cobrar

Antes do vencimento: lembrete. Após: cobrança ativa.

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Régua de cobrança: D-5 (lembrete amigável), D+1 (aviso de atraso), D+15 (cobrança formal), D+30 (negociação), D+60 (jurídico/SPC/Serasa). O analista define a régua com o gestor.

4. Recebimento

Confirmação do pagamento

Arquivo de retorno bancário (CNAB) confirma o crédito.

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Banco retorna arquivo CNAB 240/400. O sistema identifica o pagamento e baixa o título automaticamente. Se o cliente pagou valor diferente → analista apura e ajusta.

5. Conciliação

Bate recebimentos × sistema

Tudo que entrou no banco está baixado no ERP?

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Diferenças comuns: pagamento identificado como "outros créditos" no extrato, pagamento de parcela de parcelamento, devolução de valor. Tudo precisa ter lançamento correto.

6. Inadimplência

Gestão de clientes em atraso

PDD: Provisão para Devedores Duvidosos.

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PDD é uma provisão contábil obrigatória para créditos de difícil recebimento. Calcula-se por faixa de aging: 30-60 dias → 10%; 60-90 → 30%; +90 → 100%. Impacta DRE como despesa.

Indicadores de AR

Indicador	O que mede	Meta
PMR / DSO	Prazo médio de recebimento	Quanto menor, melhor
% Inadimplência	Títulos vencidos / carteira	< 2–5%
Aging de AR	Vencidos por faixa	Concentração +90 = alerta
PDD / Receita	% da receita provisionada	Quanto menor, mais saudável

MÓDULO 04 / 08

Conciliação Bancária & Fechamento

O processo que fecha o mês — e que todo analista precisa dominar.

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Conciliação bancária é comparar o saldo do extrato bancário com o saldo registrado no ERP. Toda diferença precisa ser explicada — sem exceção.

Principais itens de conciliação

Item	O que é	Como resolver
Cheque não compensado	Saiu do sistema mas não do banco	Item em trânsito — aguardar
Crédito não identificado	Entrou no banco mas não no ERP	Identificar origem e lançar
Débito automático	Saiu do banco sem lançamento	Lançar despesa correspondente
Tarifa bancária	Cobrada pelo banco, não lançada	Lançar como despesa financeira
Estorno / devolução	Pagamento devolvido pelo banco	Reabrir título e investigar

Roteiro de fechamento mensal

Do D-5 ao relatório final

D-5Pendentes

→

D-2Conciliação

→

D-1Aging

→

D0PDD

→

D+1Relatório

Aging Report

Relatório de vencimentos

Todos os títulos distribuídos por faixa de atraso.

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Faixas: A vencer | 1–30 dias | 31–60 | 61–90 | +90 dias. Para AP: prioriza pagamentos urgentes. Para AR: identifica risco de inadimplência. É o relatório mais importante do dia a dia.

Fluxo de Caixa

Projeção de entradas e saídas

Combina AP + AR para mostrar posição futura.

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Analista projeta 30/60/90 dias: soma AR a vencer − AP a vencer = posição de caixa prevista. Se resultado negativo → empresa precisa de linha de crédito ou antecipação de recebíveis.

Accrual (Competência)

Registrar pelo período correto

Despesa de dezembro paga em janeiro → lança em dezembro.

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Regime de competência: despesas/receitas registradas no período em que ocorrem, independente do pagamento. O analista faz o accrual ao fechar o mês para que o resultado reflita a realidade econômica.

MÓDULO 05 / 08

Fiscal & Impostos em AP e AR

O que você precisa saber sobre tributação sem ser especialista fiscal.

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Por que importa: Errar a tributação na NF gera multa, retrabalho e atraso no pagamento. O analista não precisa dominar a lei — precisa identificar inconsistências.

Impostos no AP (pagamentos)

Retenção na fonte

IRRF, CSLL, PIS, COFINS

A empresa retém parte do pagamento e recolhe ao governo.

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Quando a empresa paga um serviço de PJ, pode ser obrigada a reter: IRRF (1%), CSLL (1%), PIS+COFINS (3,65%) — o chamado "4,65% PJ". O valor pago ao fornecedor é o líquido; a empresa recolhe o retido à Receita Federal.

ISS retido

Imposto sobre serviços

Municipal — retido pelo tomador. Alíquota: 2% a 5%.

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O tomador (quem paga) retém o ISS e recolhe para a prefeitura. Verifique se o fornecedor está no município sujeito à retenção — nem todos são.

ICMS no AP

Compras de mercadorias

Crédito de ICMS gera redução no imposto a pagar.

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Quando a empresa compra mercadoria para revenda ou insumo produtivo, pode apropriar crédito de ICMS. O analista de AP sinaliza para o fiscal quando a NF tem ICMS destacado.

Impostos no AR (recebimentos)

PIS e COFINS

Tributos sobre receita

Lucro Presumido: 0,65%/3%. Lucro Real: 1,65%/7,6%.

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O analista de AR lança a NF com o valor bruto. O fiscal separa o PIS e COFINS a recolher. No regime não-cumulativo (Lucro Real), verifique se há crédito de PIS/COFINS das compras para compensar.

ISS sobre serviços

Empresa presta serviço

Emite NF com ISS. Alíquota: 2% a 5%.

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Se o cliente retiver o ISS, o valor recebido será o líquido. Atenção: o recebimento menor que o esperado não é diferença de pagamento — é retenção de ISS.

Antecipação de Recebíveis

Transformar AR em caixa agora

Desconto de duplicatas e antecipação de cartão.

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A empresa antecipa títulos junto ao banco, recebendo o valor descontado dos juros. O analista lança o valor bruto como AR e a diferença (juros) como despesa financeira. Útil quando AP pressiona o caixa.

MÓDULO 06 / 08

Gestão de Fornecedores & Política de Crédito

Além do operacional — o que o analista pensa estrategicamente.

Gestão de fornecedores (AP estratégico)

Cadastro de fornecedores

A base de tudo em AP

Dados bancários, CNPJ, contato, condição de pagamento.

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Fornecedor com dados incorretos = fraude ou pagamento devolvido. O processo de cadastro deve ter: verificação do CNPJ na Receita Federal, confirmação dos dados bancários por telefone, e aprovação de alçada. Revisão anual obrigatória.

Negociação de prazos

PMP como alavanca de caixa

Estender prazo de pagamento libera capital de giro.

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Cada dia de PMP ganho = dinheiro que fica na empresa por mais tempo. Se a empresa compra R$1M/mês e estende o prazo de 30 para 45 dias, tem R$500k extras em caixa permanentemente.

Desconto por antecipação

Pagar antes para pagar menos

Fornecedor oferece desconto se pagar antecipado.

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O analista calcula se vale a pena: desconto oferecido vs custo do dinheiro. Fórmula: (desconto% / dias antecipados) × 365. Se o desconto anualizado for maior que a taxa de captação — vale antecipar.

Política de crédito (AR estratégico)

Análise de crédito

Quanto dar de limite ao cliente

Score, histórico de pagamento, situação cadastral.

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Antes de vender a prazo, o analista avalia: situação no Serasa/SPC, histórico de pagamento, referências comerciais e capacidade financeira. Limite de crédito = quanto o cliente pode comprar sem pagar à vista.

Política de desconto

Desconto por pagamento antecipado

Incentivar pagamento antes = acelerar o caixa.

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Oferecer 1-2% de desconto para pagamento antecipado pode ser vantajoso se a empresa precisa de caixa ou tem custo de captação alto. O analista de AR monitora a adesão e o impacto no PMR.

Cobrança jurídica

Quando a negociação falhou

Protesto, SPC/Serasa, ação judicial.

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Após D+60 sem resposta → protesto do título em cartório. Inclusão no SPC/Serasa. Ação judicial para valores altos. O analista documenta todo o histórico de cobrança para suportar a ação.

MÓDULO 07 / 08

Automação & Power BI em AP e AR

Como usar tecnologia para trabalhar menos e entregar mais.

🚀

Diferencial real: Analistas que automatizam aging e conciliação via Excel/Power BI entregam em 30 min o que outros fazem em 3h.

Excel avançado para AP e AR

SOMASES + PROCV

Fórmulas essenciais

Cruzar bases e montar aging automaticamente.

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=SOMASES(valor;cliente;A2;status;"aberto") — soma títulos abertos por cliente.
=ÍNDICE(tabela;CORRESP(chave;col;0)) — mais robusto que PROCV para bases grandes.
=DIATRABALHO(hoje;vencimento) — calcula dias úteis para a régua de cobrança.

Tabela Dinâmica

Aging interativo em minutos

Agrupa títulos por faixa, cliente ou fornecedor.

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Montar aging: dados brutos do ERP → tabela dinâmica com agrupamento por "dias de atraso" (campo calculado) → segmentação de dados por área ou status. Atualiza com um clique.

Power Query

Automatizar a importação de dados

Conecta direto no ERP ou em arquivos CSV exportados.

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Power Query transforma dados brutos em base limpa com um clique: remove duplicatas, formata datas, separa campos concatenados. Uma vez configurado, só clicar em "Atualizar Tudo".

Power BI para gestão de AP e AR

Dashboard de AR

Visão da carteira em tempo real

Aging, PMR, inadimplência e evolução mensal.

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Visuais essenciais: gráfico de barras por faixa de aging, KPI cards (PMR, % inadimplência, PDD), tabela de top-10 maiores devedores e evolução mensal do DSO.

Dashboard de AP

Pagamentos previstos e vencidos

PMP, aging de AP e projeção de desembolso.

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Visuais: calendário de pagamentos dos próximos 30 dias, aging de AP por faixa, PMP histórico e ranking de fornecedores por volume pago. Permite visualizar picos de saída antes que aconteçam.

Fluxo de Caixa Integrado

AP + AR em uma visão só

Entradas previstas vs saídas previstas por dia/semana.

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O dashboard une AR a vencer (entradas previstas) e AP a pagar (saídas previstas) em um gráfico waterfall. Posição projetada = saldo atual + entradas − saídas. Apresentar isso à diretoria = credibilidade imediata.

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Python (diferencial avançado): Script com pandas que lê o extrato bancário (CSV), cruza com o ERP e gera automaticamente o relatório de conciliação. Quem entrega isso no primeiro mês se torna indispensável.

MÓDULO 08 / 08

De Assistente a Analista — o salto

O que muda no seu trabalho e o que você precisa desenvolver.

A diferença na prática

Assistente faz	Analista faz
Lança NFs conforme instrução	Questiona NFs suspeitas e revisa processos
Paga títulos na data do borderô	Analisa o melhor momento para pagar
Liga para cobrar clientes atrasados	Monta régua de cobrança e propõe política
Faz conciliação bancária diária	Analisa variações e apresenta ao gestor
Reporta o que aconteceu	Projeta o que vai acontecer

Habilidades para desenvolver agora

Excel avançado

PROCV, Tabela Dinâmica, SOMASES

Para montar aging, conciliação e fluxo com agilidade.

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Fórmulas essenciais: SOMASES, ÍNDICE+CORRESP, Tabela Dinâmica, Power Query. Domine esses e você já está à frente de 70% dos assistentes.

ERP — SAP / TOTVS

Navegação e extração de dados

Relatórios e estrutura de contas contábeis.

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No SAP: FB60 (lançar NF fornecedor), F110 (pagamento automático), FBL1N (aging AP), FBL5N (aging AR). Conhecer o caminho de cada relatório vale muito em entrevistas.

Visão de processo

Enxergar o fluxo completo

Entender por que cada etapa existe.

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Analistas que se destacam fazem perguntas como: "Por que o PMR está subindo?" ou "Esse fornecedor sempre atrasa a NF — como otimizamos?" Não é só executar: é entender o impacto de cada ação no resultado.

Comunicação

Apresentar dados com clareza

Relatório para gestor, e-mail para fornecedor.

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O analista vai apresentar o aging para a diretoria, negociar prazo com fornecedor e explicar divergência de NF para o time de compras. Comunicação clara e objetiva é diferencial real — e raramente ensinado nos cursos.

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Você chegou ao fim! Faça o quiz de cada módulo, use o Glossário antes de entrevistas e veja o Mapa para acompanhar sua jornada. Você já sabe mais do que a maioria dos candidatos para analista financeiro.

Quiz — AP + AR